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常见问题

如何召开质量处理会议

发布时间:2012-03-16

      当发生质量异常时,质量处理会议无疑是快速有效的工具。质量处理会议不仅是一个解决质量问题的过程,也是灌输质量意识的机会。主导一个有效果、有效率的质量处理会议是品质管理人员必备的技能。质量处理会议要及时才能起到更好的效果,及时才能防止异常的扩散避免问题的扩大化,引起相关部门的重视,更有利于迅速解决问题。下面就如何召开质量处理会议发表一下个人的浅薄见解。

     1、会前准备:会前准备是否充分对会议的效果至关重要。会前准备包括与会议主题相关资料的收集和会议的通知。首先,主导人员在会议前应可能全面收集与待解决问题的资料,并有明确的处理方向。按照5W2H对异常信息进行收集,主要考虑包括问题的严重程度、状况的确认,从产品实现的全过程充分查证,防止有漏网之鱼。获得这些信息并不是有主导者一人来完成,这也是不现实,要充分利用相关负责部门的资源已达到快速收集信息的目的。,实在紧急也要将现有资料整理好,避免到会中才去查资料。其次是会议通知,根据问题的严重程度锁定参会人员,通过E-mail、电话、口头通知做到会议的时间、地点、主题等信息让参会人员知悉。

    2、会中控制、协调:会议的目的是对议题的解决,并让参会人员知晓异常的不良影响和损失。主导者应控制整个会议的进度及处理方案的确定,避免出现跑题、有议无决现象的发生。议程中包括与异常相关的原料、半成品、成品、库存、在途品、客户端产品的处理方案,在处理方案中应明确责任人、完成时间、处理前后的状态标识,并充分评估方案的可行性和预计效果。在问题产生原因分析方面可能会遇到暂时无法查证的情况,这时要充分考虑处理的方案防堵效果,并指定责任人限时完成。会议或多或少会遇到两个或多个部门因某点争执不休的情况,这时需要主导人引导其跳出部门利益,从全局的利益去思考,使其接受。
    3、会议记录分发及跟踪:主导者应及时整理好会议记录,让与会人员签字确认并分发。主导者应对会议决议事项的执行进行确认,并根据执行的效果决定是否需要调整方案,直至问题得到有效控制和解决。